Obowiązek zatwierdzenia roku obrotowego spółki i innych podmiotów

Po wstępnych etapach: sporządzania oraz kontroli sprawozdań podmiotu, dochodzi do weryfikacji prac podmiotu przed organem uchwałodawczym i decyzyjnym. W efekcie dojść musi do głosowania w przedmiocie działalności operacyjnej oraz prawidłowości zarządzania spółką w trakcie roku obrotowego.

Ocena funkcjonowania podmiotu odbywa się w trakcie zwyczajnego walnego zgromadzenia udziałowców (akcjonariuszy), które Zwyczajne walne zgromadzenie powinno się odbyć w terminie sześciu miesięcy po upływie każdego roku obrotowego.

Przedmiotem obrad zwyczajnego walnego zgromadzenia powinno być:

Walne zgromadzenie

Zgromadzenie wspólników zwołuje zarząd. Rada nadzorcza, jak również komisja rewizyjna mają prawo zwołania zwyczajnego zgromadzenia wspólników, jeżeli zarząd nie zwoła go w odpowiednim terminie. 

Zgromadzenie wspólników zwołuje się za pomocą listów poleconych lub przesyłek nadanych pocztą kurierską, wysłanych co najmniej dwa tygodnie przed terminem zgromadzenia wspólników. Zamiast listu poleconego lub przesyłki nadanej pocztą kurierską, zawiadomienie może być wysłane wspólnikowi pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres, na który zawiadomienie powinno być wysłane.

W zaproszeniu należy oznaczyć dzień, godzinę i miejsce zgromadzenia wspólników oraz szczegółowy porządek obrad. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian. W sprawach nieobjętych porządkiem obrad nie można powziąć uchwały, chyba że cały kapitał zakładowy jest reprezentowany na zgromadzeniu, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego powzięcia uchwały.

Jeżeli ustawa lub umowa spółki nie zawierają ograniczeń, wspólnicy mogą uczestniczyć w zgromadzeniu wspólników oraz wykonywać prawo głosu osobiście lub przez pełnomocników. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie pod rygorem nieważności i dołączone do księgi protokołów.

Zgromadzenie co do zasady powinno dokonać wyboru przewodniczącego oraz komisji skrutacyjnej. W porządku obrad znaleźć powinny się obowiązkowo powyższe trzy głosowania poprzedzone rozpatrzeniem sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności. Uchwały co do zasady zapadają bezwzględną większością głosów chyba że umowa spółki stanowi inaczej. 

Uchwały powinny być wpisane do księgi protokołów i podpisane przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół. Jeżeli protokół sporządza notariusz, zarząd wnosi wypis protokołu do księgi protokołów. W protokole należy stwierdzić też prawidłowość zwołania zgromadzenia wspólników i jego zdolność do powzięcia uchwał, wymienić powzięte uchwały, liczbę głosów oddanych za każdą uchwałą i zgłoszone sprzeciwy. Do protokołu należy dołączyć listę obecności z podpisami uczestników zgromadzenia wspólników. Dowody zwołania zgromadzenia wspólników zarząd powinien dołączyć do księgi protokołów.

Uchwała o sprawozdaniu zarządu z działalności spółki oraz sprawozdaniu finansowym

Uchwała zatwierdzająca sprawozdanie finansowe powinna być głosowana przed podjęciem decyzji o absolutorium i podziale zysku lub pokryciu straty. Nie ma obowiązku głosowania osobno każdego z elementów sprawozdania, możliwe jest głosowanie ich łącznie, niemniej uchwała powinna zawierać wskazanie kwot i porównań wynikających z poszczególnych części dokumentu. Głosowania należy dokonać po rozpatrzeniu sprawozdań.     

Uchwała w sprawie podział zysku lub pokrycia straty

Ostateczna wartość kwot wypracowanych przez podmiot w danym okresie wynika z rachunku zysków i strat. Na jego podstawie podejmowana jest jedna z powyższych uchwał. Głosowane jest albo podział zysku w określony sposób, albo pokrycie straty.
Wygospodarowany zysk można przeznaczyć między innymi:

  • na powiększenie kapitałów własnych,
  • na wypłaty dywidendy.

Natomiast strata może być pokryta:

  • z kapitału zapasowego,
  • przez wniesienie dopłat,
  • z przyszłych zysków.

Wspólnik ma prawo do udziału w zysku wynikającym z rocznego sprawozdania finansowego i przeznaczonym do podziału uchwałą zgromadzenia wspólników. Jeżeli umowa spółki nie stanowi inaczej, zysk przypadający wspólnikom dzieli się w stosunku do udziałów.

Kwota przeznaczona do podziału między wspólników nie może przekraczać zysku za ostatni rok obrotowy, powiększonego o niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz o kwoty przeniesione z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone do podziału. Kwotę tę należy pomniejszyć o niepokryte straty, udziały własne oraz o kwoty, które zgodnie z ustawą lub umową spółki powinny być przekazane z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe.

Absolutorium dla członków organów

Uchwała dotyczyć powinna wszystkich osób, które pełniły funkcję członków zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki w ostatnim roku obrotowym (głosuje się osobno absolutorium dla każdego członka organu). Członkowie organów spółki, których mandaty wygasły przed dniem zgromadzenia wspólników, mają prawo uczestniczyć w zgromadzeniu, przeglądać sprawozdanie zarządu i sprawozdanie finansowe wraz z odpisem sprawozdania rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej oraz biegłego rewidenta i przedkładać do nich opinie na piśmie. Żądanie dotyczące skorzystania z tych uprawnień powinno być złożone zarządowi na piśmie najpóźniej na tydzień przed zgromadzeniem wspólników.