e-Podpisywanie sprawozdania JPK_SF i e-Podpisanie e-wysyłki

Jednostki prowadzące pełne księgi rachunkowe zobowiązane są sporządzić sprawozdanie finansowe w terminie do 3 miesięcy po zakończeniu roku oborotowego. Sporządzenie sprawozdania polega na kompletnym i rzetelnym przekazaniu danych podsumowujących rozliczenia danego okresu sprawozdawczego oraz podpisanie się osób, które odpowiedzialne są za podanie tych danych zgodnie ze stanem faktycznym. Po sporządzeniu i podpisaniu sprawozdania finansowego jednostka powinna przystąpić do zatwierdzenia sprawozdania - w terminie 6 miesięcy od zakończenia roku oborotowego, a następnie jego zgłoszenia (wysłanie) do rejestrów i organów państwa. 

e-Podpisanie przygotowanego sprawozdania finansowego to inna czynność niż złożenie e-podpisu w trakcie elektronicznej wysyłki sprawozdania. Innymi słowy podpisane JPK_SF służy do wysyłki sprawozdań, a wcześniej sprawozdanie musi zostać przez podpmiot przygotowane i podpisane (jest to osobna czynność od podpisania JPK_SF). Po podpisaniu trafia ono do zatwierdzenia i dopiero zatwierdzone powinno być przekazane do KRS. 

Sprawozdanie finansowe e-podpisuje - podając zarazem datę podpisu - osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy - wszyscy członkowie tego organu! Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.

Natomiast o podpisywaniu wysyłki JPK_SF (czyli pliku z zatwierdzonym co do zasady sprawozdaniem finansowym) przeczytasz tutaj.

Spółka cywilna - e-Podpisywanie sprawozdania finansowego

e-Podpis pod sprawozdaniem składają dwa rodzaje podmiotów – kierownik jednostki oraz osoba prowadząca rachunkowość jednostki. W związku z tym:

  • Po pierwsze, sprawozdanie e-podpisują wspólnicy prowadzący sprawy spółki. e-Podpis nie jest wystarczający, gdy sprawozdanie podpisze jednen ze wspólników (zgodnie z ustawą - podpis składa kierownik jednostki a wspólnik; kierownikem są wspólnicy prowadzący sprawy spółki, zatem tylko łącznie można ich uznawać za kierownika; pojedynczy wspólnik z uprawnieniami do prowadzenia spraw nie jest kierownikiem jednostki). Wspólnicy e-podpisujący sprawozdanie muszą posiadać prawo do prowadzenia spraw spółki.
    Zarówno umowa spółki, jak i uchwała wspólników może modyfikować zasadę uprawnienia do prowadzenia spraw spółki przez wszystkich wspólników. W efekcie jeśli istnieją zapisy ograniczające prawo do prowadzenia spraw przez część wspólników – sprawozdanie finansowe e-podpisują wspólnicy posiadające takie uprawnienie, a pozostali nie składają takiego e-podpisu.

Nowość e-Sprawozdania finansowe

e-Sprawozdania finansowe i e-Deklaracje CIT-8 przygotujesz i e-wyślesz w programie fillUp Przyjazne formularze, w którym znajdziesz także ponad 4.000 innych e-deklaracji, plików JPK, druków, formularzy oraz wzorów pism i umów. CIT-8 i e-Sprawozdania finansowe w fillUp działa, jak Księgowa chciała. Sprawdź ! 

e-Podpisz i wyślij elektronicznie CIT-8 do e-deklaracje.gov.pl i e-Sprawozdania finansowe do e-KRS >>

  • Po drugie sprawozdanie e-podpisuje osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.:
    1. osoba wewnątrz spółki zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej,
    2. jeśli księgowość prowadzi wspólnik lub wspólnicy – ponownie e-podpis składa ten wspólnik,
    3. w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego.

Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą e-podpisania sprawozdania.

e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie.

W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy wspólnik musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. W przypadku sprawozdań, które nie są wysyłane w formie XML – wystarczającym jest złożenie podpisu pod sprawozdaniem drukowanym (wysyłka skanu, wysyłka wersji papierowej).

Spółka jawna - e-Podpisywanie sprawozdania finansowego

e-Podpis pod sprawozdaniem składają dwa rodzaje podmiotów – kierownik jednostki oraz osoba prowadząca rachunkowość jednostki. W związku z tym:

  • Po pierwsze, sprawozdanie e-podpisują wspólnicy prowadzący sprawy spółki. e-Podpis nie jest wystarczający, gdy sprawozdanie e-podpisze jednen ze wspólników (zgodnie z ustawą - e-podpis składa kierownik jednostki a wspólnik; kierownikem są wspólnicy prowadzący sprawy spółki, zatem tylko łącznie można ich uznawać za kierownika; pojedynczy wspólnik z uprawnieniami do prowadzenia spraw nie jest kierownikiem jednostki). Wspólnicy e-podpisujący sprawozdanie muszą posiadać prawo do prowadzenia spraw spółki.
    Zarówno umowa spółki, jak i uchwała wspólników może modyfikować zasadę uprawnienia do prowadzenia spraw spółki przez wszystkich wspólników. W efekcie jeśli istnieją zapisy ograniczające prawo do prowadzenia spraw przez część wspólników – sprawozdanie finansowe e-podpisują wspólnicy posiadające takie uprawnienie, a pozostali nie składają takiego e-podpisu.
  • Po drugie sprawozdanie podpisuje osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.:
    1. osoba wewnątrz spółki zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej,
    2. jeśli księgowość prowadzi wspólnik lub wspólnicy – ponownie e-podpis składa ten wspólnik,
    3. w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego.

Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą e-podpisania sprawozdania.

e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie.

W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy wspólnik musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. W przypadku sprawozdań, które nie są wysyłane w formie XML – wystarczającym jest złożenie podpisu pod sprawozdaniem drukowanym (wysyłka skanu, wysyłka wersji papierowej).

Osoba fizyczna prowadząca działalność - e-Podpisywanie sprawozdania finansowego

e-Podpis składa:

  • osoba prowadzącą działalność (właściciel)
  • osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.:
    1. osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej,
    2. jeśli księgowość prowadzi właścicel – ponownie e-podpis składa jako osoba zajmująca się księgowością, 
    3. w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego.

Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą e-podpisania sprawozdania.

e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie.

W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – właścicel musi wykorzystać profil zaufany ePUAP) lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. W przypadku sprawozdań, które nie są wysyłane w formie XML – wystarczającym jest złożenie e-podpisu pod sprawozdaniem drukowanym (wysyłka skanu, wysyłka wersji papierowej).

Spółka komandytowa i komandytowo – akcyjna – e-Podpisywanie sprawozdania finansowego

Sprawozdanie e-podpisuje komplementariusz prowadzący sprawy spółki. Wielość komplementariuszy zmusza do złożenia e-podpisu przez wszystkie osoby z takimi kompetencjami w spółce, o ile tylko posiadają prawo do prowadzenia spraw w spółce i nie zostali w umowie lub uchwałą pozbawieni takich praw.

W przypadku konstrukcji spółki komandytowej (s.k. z komplementariuszem – spółką handlową – np. sp. z o.o. s. k.) sprawozdanie powinien e-podpisać prezes zarządu lub członkowie zarządu spółki z o.o. będącej komplementariuszem - zgodnie z zasadami reprezentacji tej spółki. W tym przypadku w zależności ilu z członków zarządu posiada prawo reprezentacji – tyle e-podpisów powinno znaleźć się na sprawozdaniu.

Niezależnie od tego e-podpis składa osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.:

  1. osoba wewnątrz spółki zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej,
  2. jeśli księgowość prowadzi komandytariusz lub komplementariusz – ponownie e-podpis składa taka osoba; przy konstrukcji sp. z o.o. s.k. e-podpis w imieniu komplementariusza prowadzącego sprawy spółki składa konkretna osoba w spółce z o.o., która zajmowała się księgowością, a nie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu,
  3. w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego.

Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą podpisania sprawozdania.

e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie.

W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy komplementariusz musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. W przypadku sprawozdań, które nie są wysyłane w formie XML – wystarczającym jest złożenie podpisu pod sprawozdaniem drukowanym (wysyłka skanu, wysyłka wersji papierowej).

Spółka partnerska – e-Podpisywanie sprawozdania finansowego

Sprawozdanie e-podpisują wspólnicy (partnerzy) prowadzący sprawy spółki albo zarząd. Oznacza to, że e-podpis złożyć muszą wszyscy wspólnicy, którzy nie zostali umową lub uchwałą pozbawieni praw do prowadzenia spraw albo zarząd – w całości. Nie ma konieczności, by e-podpis składali wspólnicy (partnerzy) oraz zarząd – wystarczający jest jeden z tych organów (podmiotów).

Niezależnie od tego e-podpis składa osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.:

  1. osoba wewnątrz spółki zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej,
  2. jeśli księgowość prowadzi jedne z wspólników (partnerów) – ponownie e-podpis składa taka osoba, która zajmowała się księgowością, a nie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu,
  3. w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego.

Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą e-podpisania sprawozdania.

e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie.

W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy wspólnik (partner) musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. W przypadku sprawozdań, które nie są wysyłane w formie XML – wystarczającym jest złożenie podpisu pod sprawozdaniem drukowanym (wysyłka skanu, wysyłka wersji papierowej).

Spółka z o.o. – e-Podpisywanie sprawozdania finansowego

Sprawozdanie e-podpisuje kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu

W jednoosobowej spółce z o.o. e-podpis składa jeden wspólnik lub powołany przez wspólnika zarząd (jednoosobowy, a gdy jest to wiele osób – wszystkie osoby z zarządu).

Niezależnie od tego e-podpis składa osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.:

  1. osoba wewnątrz spółki zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej,
  2. jeśli księgowość prowadzi wspólnik – ponownie e-podpis składa taka osoba, która zajmowała się księgowością, a nie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu,
  3. w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego.

Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą podpisania sprawozdania.

e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie.

W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy członek zarządu musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. W przypadku sprawozdań, które nie są wysyłane w formie XML – wystarczającym jest złożenie podpisu pod sprawozdaniem drukowanym (wysyłka skanu, wysyłka wersji papierowej).

Stowarzyszenie i fundacja - e-Podpisywanie sprawozdania finansowego

Stowarzyszenie (oraz fundacja) zarówno takie, kóre wpisane jest do rejestru stowarzyszeń, jak i takie, kóre wpisano do rejestru przedsiębiorców, zmuszaone są do elektronicznego podpisania sprawozdania finansowego. Forma wysyłki tak podpisanego sprawozdania zależy od tego, do jakiego rejestru podmiot został wpisany - jesli jest to rejestr przedsiębiorców (organizacja prowadzi działalność gospodarczą) - wówczas prawidłowa jest wysyłka z wykorzystaniem struktury JPK_SF. Jeśli inny rejestr (bez wpisu do rejestru przedsiębiorców) wystarczające jest załączenie sprawozdania finansowego i wysyłka elektroniczna do systemu KRS pliku nieustrukturyzowanego.

Skład i liczbę członków zarządu określa statut. Statut może przewidywać zarząd jednoosobowy, którym jest prezes, i ustalać wymagania, jakie powinna spełniać osoba wchodząca w skład zarządu lub prezes w zarządzie jednoosobowym. W przypadku:

  • zarządu jednoosobowego - sprawozdanie finansowe podpisuje powołany członek zarządu
  • zarządu wieloosobowego - sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządku.

Niezależnie od tego e-podpis składa osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.:

  1. osoba wewnątrz organizacji zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej,
  2. jeśli księgowość prowadzi członek zarządu – ponownie e-podpis składa taka osoba, która zajmowała się księgowością, a nie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu,
  3. w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego.

Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą podpisania sprawozdania.

e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie.

W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy członek zarządu musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. 

Spółdzielnia mieszkaniowa - e-Podpisywanie sprawozdania finansowego

Spółdzielnia mieszkaniowa podlega oboewiązkowej rejestracji w KRS w rejestrze przedsiębiorców, a to zmusza ją do elektronicznego podpisania i wysyłki sprawozdania z wykorzystaniem pliku JPK_SF.

Skład i liczbę członków zarządu określa statut. Statut może przewidywać zarząd jednoosobowy, którym jest prezes, i ustalać wymagania, jakie powinna spełniać osoba wchodząca w skład zarządu lub prezes w zarządzie jednoosobowym. W przypadku:

  • zarządu jednoosobowego - sprawozdanie finansowe podpisuje powołany członek zarządu
  • zarządu wieloosobowego - sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządku.

Niezależnie od tego e-podpis składa osoba wyznaczona do prowadzenia rachunkowości, tzn.:

  1. osoba wewnątrz spółdzielni zatrudniona na podstawie umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej,
  2. jeśli księgowość prowadzi członek zarządu – ponownie e-podpis składa taka osoba, która zajmowała się księgowością, a nie osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu,
  3. w przypadku powierzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu - e-podpis powinien być złożony przez osobę, która faktycznie te księgi w biurze rachunkowym prowadzi (pracownika tego biura), a nie osoby uprawnione do reprezentacji - biura rachunkowego.

Nie można upoważnić innej osoby do złożenia e-podpisu pod sprawozdaniem finansowym. Przepisy określają konkretne osoby, których e-podpis musi widnieć pod dokumentem. Również prokura (pełnomocnictwo ogólne do prowadzenia spraw przedsiębiorstwa) nie jest podstawą podpisania sprawozdania.

e-Podpis składany jest przez osoby, które w chwili zatwierdzania sprawozdania pełnią swoją funkcję. e-Podpis składać powinny również osoby, których nie można uznać za kierownika jednostki przez pełen okres sprawozdawczy. Jeśli osoby takie nie chcą złożyć e-podpisu – powinny złożyć pisemne uzasadnienie do sprawozdania w tym przedmiocie.

W przypadku sprawozdań wysyłanych elektronicznie w formie pliku XML (JPK_SF) – każdy członek zarządu musi wykorzystać profil zaufany ePUAP lub e-podpis kwalifikowany. Nie można posłużyć się e-podpisem innej osoby. 

Klub sportowy - e-Podpisywanie sprawozdania finansowego

Klub sportowy z reguły prowadzi działalność w oparciu o formę stowarzyszenia. W tym zakresie podlegając wpisowi do KRS obowiązki podpisywania dokumentów sprawozdawczych są spójne z jego sytuacją jako stowarzyszenie. 

więcej o podpisywaniu sprawozdań i nr PESEL >

 e-Wysyłka sprawozdania finansowego i innych dokumnetów do e-KRS lub KAS >>