e-Wysyłka: sprawozdania finansowe i inne dokumenty do e-KRS lub KAS

Wysyłanie e-sprawozdania finansowego odbywa się dopiero po jego zatwierdzeniu. Nie można bezpośrednio po podpisaniu go elektronicznie – rozpocząć wysyłki sprawozdania bez podjęcia wcześniej uchwały w sprawie zatwierdzenia sprawozdania – bez zwołania zgromadzenia, które będzie odpowiedzialne za zatwierdzenie sprawozdania. Podobnie w przypadku podmiotów, gdzie zatwierdzenie należy do wspólników, nie można go wysłać bez przedstawienia uchwały w sprawie zatwierdzenia wspólnikom danego podmiotu.

Prowadzący pełną rachunkowość powinni zatem przestrzegać następujących terminów:

  • Podpisać sprawozdanie – w terminie 3 miesięcy od końca roku obrotowego,
  • na 15 dni przed terminem zgromadzenia, sprawozdanie finansowe należy udostępnić wspólnikom (obowiązek dotyczy spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, towarzystw reasekuracji wzajemnej, spółek akcyjnych oraz spółdzielni),
  • odbyć zwyczajne zgromadzenie wspólników (zgromadzenie akcjonariuszy) w terminie 6 miesięcy od końca roku obrotowego, ewentualnie – jeśli głosowanie odbywa się w innym trybie niż zgromadzenie – poddać pod głosowanie lub w inny sposób zatwierdzić sprawozdanie,
  • wysłać sprawozdanie oraz uchwały w terminie 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania do Krajowego Rejestru Sądowego; jeżeli sprawozdanie zostało zatwierdzone przed terminem ostatecznym – termin 15 dni liczy się od terminu zatwierdzenia, stąd skraca się on i nie można czekać przez kolejne dni; w sytuacji zatwierdzania obiegowego (np. spółki osobowe) termin 15 dni liczyć należy od daty podpisania uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania przez wszystkich wspólników;
  • gdyby sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w terminach wymaganych przepisami prawa – należy je wysłać niezatwierdzone oraz dodatkowo ponownie wysłać w momencie jego zatwierdzenia – wysyłkę taką należy przeprowadzić do wszystkich organów (a zatem jeśli jednostka musi to zrobić do KRS i KAS – w obu przypadkach należy przekazać je dwukrotnie).
  • W przypadku wysyłki sprawozdania do Krajowej Administracji Skarbowej, musi ono trafić do tego organu przed upływem 30 kwietnia; niezależnie od tego terminu w stosunku do wysyłki do KRS obowiązuje termin wskazany powyżej; obowiązek ten nie dotyczy podmiotów – podatników PIT wpisanych do rejestru przedsiębiorców KRS,
  • W przypadku wysyłki do Urzędu Skarbowego - sprawozdanie finansowe musi zostać przekazane wraz ze sprawozdaniem z badania (o ile był obowiązek jego badania), w terminie 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego; jeśli wysyłki do urzędu skarbowego dokonują spółki w tym samym terminie należy wysłać odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Obowiązek złożenia sprawozdania z badania nie dotyczy podatników, których sprawozdania finansowe, na podstawie odrębnych przepisów, są zwolnione z obowiązku badania; jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone – należy wysłać niezatwierdzoną wersję sprawozdania.

Uwaga
W przypadku spółek osobowych lub cywilnych – zatwierdzenie sprawozdania odbyć się powinno w formie podpisu pod uchwałami bez konieczności zwoływania zgromadzenia. Jednak również w tych przypadkach uchwały podejmowane mogą być na posiedzeniach wspólników. Możliwe jest dowolne określenie w umowie podmiotu innego trybu podejmowania uchwał (listownie, w czasie obecności w siedzibie jaklo podpisy pod uchwałami lub przy użyciu poczty elektronicznej). 

Nowość e-Sprawozdania finansowe

e-Sprawozdania finansowe i e-Deklaracje CIT-8 przygotujesz i e-wyślesz w programie fillUp Przyjazne formularze, w którym znajdziesz także ponad 4.000 innych e-deklaracji, plików JPK, druków, formularzy oraz wzorów pism i umów. CIT-8 i e-Sprawozdania finansowe w fillUp działa, jak Księgowa chciała. Sprawdź ! 

Wyślij elektronicznie CIT-8 do e-deklaracje.gov.pl i e-Sprawozdania finansowe do e-KRS >>

Wysyłka e-sprawozdań do urzędów

Przekazanie do KRS odbywa się za pomocą bramki KRS - https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/, przekazanie do Krajowej Administracji Skarbowej odbywa się za pośrednictwem interfejsu API albo udostępnionej Aplikacji e- Sprawozdania Finansowe https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/aplikacje-do-pobrania/, natomiast  do Urzędu Skarbowego – wysyłki dokonuje się na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu (z użyciem ePUAP z podpisem zaufanym lub podpisem elektronicznym) albo na informatycznym nośniku danych.

Uwaga

Przepisy nie nakładają finansowych sankcji za niedotrzymanie sześciomiesięcznego terminu na akceptację rocznego sprawozdania przez uprawniony organ.  Wystąpią natomiast kary za niezwołanie zgromadzenia i nieudostępnienie dokumentów w wymaganym terminie. Kto nie udostępnia sprawozdania finansowego i innych dokumentów zatwierdzanych na zgromadzeniu, podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności. 

JPK_SF składają do KRS wyłącznie podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców. Pozostałe podmioty muszą wysłać elektronicznie na skrzynkę podawczą KRS przygotowane elektronicznie i podpisane elektronicznie sprawozdanie finansowe (forma nieustrukturyzowana, czyli nie potrzebują korzystać z JPK_SF, może to być np. skan, excel). Oba rodzaje wysyłki trafiają poprzez tę samą bramkę podawczą do KRS.

Pozostałe dokumenty nie muszą być podpisane elektronicznie (skany dokumentów), sama ich wysyłka natomiast musi być podpisana elektronicznie – i również trafia do KRS w tej samej formie – elektronicznie na bramkę podawczą.

Nie ma możliwości, by złożyć sprawozdanie i dokumenty składane łącznie ze sprawozdaniem w wersji papierowej przez złożenie wniosku na formularzu KRS-Z30 z załączonym do niego formularzem KRS-ZN.

Podpisywanie zatwierdzonych dokumentów e-sprawozdań finansowych

e-Podpis pod sprawozdaniem finansowym składa osoba, która posiada uprawnienie:

  • reprezentacji podmiotu i jednocześnie
  • której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.

Wpis jako reprezentujący musi być aktualny na chwilę składania sprawozdania i dokumentów. Nie ma możliwości przekazywania pełnomocnictwa do przekazania sprawozdań finansowych (podpisania wysyłki takiego sprawozdania). Prokurent, pełnomocnik rodzajowy nie podpisze takiej wysyłki – zostanie ona odrzucona bez wezwania do uzupełnienia braków przez sąd rejestrowy. Od powyższej zasady istnieje wyjątek. W efekcie podstawą jest ujawnienie takiej osoby do reprezentacji, przy czym ujawnienie jej jako reprezentant łączny powoduje, że podpis powinni złożyć wszystkie osoby, które łącznie mogą reprezentować podmiot. Reprezentacja indywidualna pozwala na podpisanie wysyłki przez każdą (pojedynczą) osobę z takim umocowaniem.

Do podpisania sprawozdania wykorzystać należy podpis kwalifikowany, profil zaufany lub podpis osobisty.

Od zakazu pełnomocnictwa przy składaniu sprawozdań do KRS istnieje wyjątek. Zgłoszenia może także dokonać adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny, których dane Naczelna Rada Adwokacka i Krajowa Rada Radców Prawnych udostępniła sądom i Ministrowi Sprawiedliwości za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, o ile w systemie tym ujawniony jest ich numer PESEL i są oni umocowani do dokonania zgłoszenia. W takim przypadku adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny powołuje się na udzielone mu pełnomocnictwo oraz podpisuje zgłoszenie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym.

Jakie dokumenty objąć wysyłką do KRS i w jakiej formie je wysłać?

Dla każdego dokumentu z poniższego rodzaju wprowadza się obowiązek postaci elektronicznej (tzn. dokumenty musza byś podpisane elektronicznie zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości i załączone do zgłoszenia w systemie RDF):

  • roczne e-sprawozdanie finansowe,
  • sprawozdanie z działalności,
  • sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,
  • opinia biegłego rewidenta / sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego,
  • skonsolidowane roczne sprawozdanie finansowe,
  • sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej,
  • sprawozdanie z działalności jednostki dominującej,
  • skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej,

Nie ma natomiast obowiązku postaci elektronicznej dla dokumentów:(tzn. że mogą być dołączone skany dokumentów)

Jakie dokumenty objąć wysyłką do Krajowej Administracji Skarbowej i w jakiej formie je wysłać?

Do KAS przekazać należy wyłącznie sprawozdanie finansowe (w wersji zatwierdzonej lub w przypadku nieterminowego zatwierdzenia – w wersji pierwotnie niezatwierdzonej, a następnie zatwierdzonej). Uchwały zatwierdzające i inne podejmowane w związku z zamknięciem roku nie muszę być przekazywane.

Wysyłka odbywa się w tej samej formie co przy wysyłce do KRS (jeśli do KRS JPK_SF, to również tutaj wysłać należy plik JPK_SF). 

Jakie dokumenty objąć wysyłką do Urzędu Skarbowego i w jakiej formie je wysłać?

Wysyłka do urzędu skarbowego obejmuje sprawozdanie, sprawozdanie z badania, odpis uchwały zgromadzenia zatwierdzającej sprawozdanie finansowe. Pozostałych dokumentów nie trzeba wysyłać.

Wysyłka odbywa się w tej samej formie co przy wysyłce do KRS (jeśli do KRS JPK_SF, to również tutaj wysłać należy plik JPK_SF).