e-Sprawozdania finansowe za 2018 oraz sprawozdania za 2019 roku w 2020 r. - wysyłka online do e-KRS

Począwszy od 1.10.2018 r. dokumentację do KRS związaną z zamknięciem roku obrotowego jednostki dostarcza się w formie elektronicznej. Nadal dokumenty mogą być wstępnie przygotowywane papierowo, natomiast sama wysyłka i podpis musi odbywać się:

  • w ściśle określonej formie – wyłącznie elektronicznie,
  • z użyciem podpisów elektronicznych – e-podpisu (podpisu kwalifikowanego), profilu zaufanego ePUAP (podpisu zaufanego) lub podpisu osobistego,
  • W przypadku sprawozdania jednostek wpisanych do KRS do rejestru przedsiębiorców, należy przygotować i podpisać dokument w formacie XSD (XML Schema Definition) - (JPK_SF); inny format niż ustandardyzowany (np. wysyłka załączników w PDF, wysyłka mailowa z treścią sprawozdań) nie będzie akceptowalna i oznaczać będzie niedopełnienie terminu przekazania do KRS.

Od 1.01.2020 r. elektroniczną formę oraz korzystanie ze schematów JPK przybrała również wysyłka do organów skarbowych. Sprawozdań można już składać do Szefa KAS w:

  • w ściśle określonej formie – wyłącznie elektronicznie,
  • z użyciem podpisów elektronicznych – e-podpisu (podpisu kwalifikowanego), profilu zaufanego ePUAP (podpisu zaufanego) lub podpisu osobistego,
  • W przypadku sprawozdania jednostek wpisanych do KRS do rejestru przedsiębiorców, należy przygotować i podpisać dokument w formacie XSD (XML Schema Definition) - (JPK_SF); inny format niż ustandardyzowany (np. wysyłka załączników w PDF, wysyłka mailowa z treścią sprawozdań) nie będzie akceptowalna i oznaczać będzie niedopełnienie terminu przekazania do KRS.

Terminy przygotowania sprawozdań za 2019 r. przedłużone

W związku ze stanem epidemii przedłużone zostaną terminy sprawozdawcze. Zgodnie ze zmienionymi zasadami:

  • termin na sporządzenie i przedstawienie rocznego sprawozdania finansowego z 3 miesięcy przedłużony zostaje do 6 miesięcy (tzn. termin podstawowy przedłuża się o trzy miesiące, a w przypadku jednostek podlegających nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego - o 2 miesiące); ten sam nowy termin dotyczy jednostki dominującej w przypadku sporządzenia skonsolidowanych sprawozdań finansowych; nowy termin na sporządzenie SF to co do zasady 30 czerwca 2020 r.,  

  • termin zatwierdzenia sprawozdania finansowego przez organ zatwierdzający, przedłużony zostaje do 9 miesięcy od dnia bilansowego (tzn. termin podstawowy przedłuża się o trzy miesiące, a w przypadku jednostek podlegających nadzorowi Komisji Nadzoru Finansowego - o 2 miesiące); ten sam termin przedłużenia dotyczy jednostki dominującej w przypadku przygotowywania skonsolidowanych sprawozdań finansowych; nowy termin na zatwierdzenie SF to co do zasady 30 wrzesień 2020 r.

e-Sprawozdanie finansowe wysyłka online do eKRS i KAS za 2019 w najnowszej wersji (v1-2)

e-Sprawozdania finansowe w najnowszej wersji (v1-2) i e-Deklaracje CIT-8 przygotujesz i e-wyślesz w module programu fillUp, w którym znajdziesz także e-deklaracje CIT oraz inne druki, formularzy oraz wzorów pism i umów, związane z zamknięciem roku podatkowego. CIT-8 i e-Sprawozdania finansowe w fillUp działa, jak Księgowa chciała. Sprawdź ! 

Wyślij elektronicznie CIT-8 do e-deklaracje.gov.pl i e-Sprawozdanie finansowe do e-KRS i KAS online »

Począwszy od 1 stycznia 2020 r. nie ma konieczności przekazywania sprawozdań finansowych do Urzędów Skarbowych, właściwych miejscowo dla podatnika. Podmioty, na których ciążył taki obowiązek, sprawozdania przekazują do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Obowiązuje ich struktura sprawozdań i forma taka sama, jak w przypadku pozostałych podmiotów przesyłających sprawozdania finansowe. 

Rodzaje dokumentów i forma ich wysyłki. e-KRS i e-sprawozdania

  Jednostka wpisana do KRS w rejestrze przedsiębiorców Jest wpis w KRS – w innym rejestrze niż rejestr przedsiębiorców Brak wpisu w KRS ale jednostka prowadzi pełne księgi
Pełne księgi/podatnik CIT Pełne księgi / podatnik PIT
Sp z.o.o Spółka jawna, partnerska, komandytowa Np. fundacja bez działalności gospodarczej Np. osoba fizyczna, spółka cywilna
Sprawozdanie finansowe oraz skonsolidowane SF Do Szefa KAS Brak obowiązku/trafi przez RDF – JPK_SF* Bak obowiązku do szefa KAS w terminie 10 dni od zatwierdzenia sprawozdania Osoba fizyczna do szefa KAS elektronicznie JPK – do 30.04; spółka cywilna ani jej wspólnicy nie mają obowiązku składać sprawozdania
KRS JPK_SF* 45_1g RACHU JPK_SF* 45_1g RACHU; gdy spółka jawna lub partnerska nie stosuje zasad rachunkości obowiązkowo zawiadamia o braku obowiązku sporządzania sprawozdania w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy Elektronicznie w dowolnej formie (strukturze), np. skan; z podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym (ePUAP) 45_1f RACHU Brak obowiązku składania w KRS
Przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24  
Sprawozdanie z działalności Do Szefa KAS Brak obowiązku Bak obowiązku Brak obowiązku Bak obowiązku brak obowiązku
KRS Elektronicznie, opatrzone podpisem elektronicznym, zaufanym lub podpisem osobistym – 49_7 RACHU; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24 Elektronicznie opatrzone podpisem elektronicznym, zaufanym lub podpisem osobistym – 49_7 RACHU; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24 Bak obowiązku Bak obowiązku Bak obowiązku
Sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej Do Szefa KAS Brak obowiązku
KRS Elektronicznie opatrzone podpisem elektronicznym, zaufanym lub podpisem osobistym – 49_7 RACHU; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24 Elektronicznie opatrzone podpisem elektronicznym, zaufanym lub podpisem osobistym – 49_7 RACHU; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24 Brak obowiązku Brak obowiązku
Odpis uchwały/ postanowienia o zatwierdzeniu SF Do Szefa KAS Brak obowiązku Brak obowiązku Brak obowiązku; w przypadku spólki - należy złożyć elektronicznie z podpisem elektronicznym, zaufanym lub podpisem osobistym 27_2 CIT  brak obowiązku
KRS Elektronicznie opatrzone podpisem elektronicznym, zaufanym lub podpisem osobistym – 49_7 RACHU; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24 Elektronicznie opatrzone podpisem elektronicznym, zaufanym lub podpisem osobistym – 49_7 RACHU; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24 Brak obowiązku brak obowiązku
Odpis uchwały/ postanowienia o podziale zysku/pokryciu straty Do Szefa KAS Brak obowiązku
KRS Elektronicznie opatrzone podpisem elektronicznym, zaufanym lub podpisem osobistym – 49_7 RACHU; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24 Elektronicznie opatrzone podpisem elektronicznym, zaufanym lub podpisem osobistym – 49_7 RACHU; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24 Brak obowiązku Brak obowiązku
Sprawozdanie z badania podmiotu Do Szefa KAS Brak obowiązku Brak obowiązku Elektronicznie opatrzone podpisem elektronicznym, zaufanym lub podpisem osobistym – 27_2 CIT Brak obowiązku
KRS Elektronicznie, z podpisem elektronicznym, zaufanym lub podpisem osobistym – 49_7 RACHU; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24 Brak obowiązku Brak obowiązku Brak obowiązku

*struktura logiczna oraz format udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP)

Struktury przygotowania sprawozdań finansowych opracowane są osobno dla:

Każda z tych jednostek posiada odrębną strukturę, do której dostosować musi przygotowanie sprawozdania. Innymi słowy, każdej z pozycji przygotowanego sprawozdania musi zostać przypisana pozycja w pliku XSD tak, by całość pozycji mogła zostać przekazana do KRS, a w konsekwencji do RDF ( Repozytorium Dokumentów Finansowych), KAS (Krajowej Administracji Skarbowej) i Urzędów Skarbowych weryfikujących sprawozdania.   

Kto może podpisać e-sprawozdania wysyłane do e-KRS? Podpisanie a złożenie e-sprawozdania

Istnieją dwie osobne czynności związane z rocznymi sprawozdaniami:

  • Podpisanie sprawozdania oraz
  • Złożenie dokumentów, w KRS, KAS, US – a wśród tych dokumentów – złożenie sprawozdania finansowego.

Nie są to czynności tożsame gdyż potrzebują innych zasad podpisania i reprezentacji.

Złożenie dokumentów następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości, zaś zasady podpisywania zgłoszeń zostały określone w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych. Sprawozdanie finansowe w chwili składania go w postaci elektronicznej jest już podpisane przez odpowiednie osoby i – w zależności od sytuacji - zatwierdzone lub niezatwierdzone (w obu wariantach jednak – podpisane).

Bez znaczenia w chwili składania są ustalone w jednostce zasady jej reprezentacji (np. wynikający z umowy wymóg, aby w imieniu spółki działali dwaj członkowie zarządu jednocześnie lub wszyscy jednocześnie albo wykluczający działanie części z nich).

W chwili składania sprawozdania finansowego, czynności dokonuje i poświadcza sprawozdanie podpisem kwalifikowanym, podpisem zaufanym (ePUAP) lub podpisem osobistym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator.

Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna (np. spółka komandytowa gdzie komplementariuszem jest spółka jawna albo sp. z o.o.), zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Do złożenia dokumentów finansowych wystarczyć będzie działanie wyłącznie jednej osoby – i to osoby fizycznej. Wyłącznie jednej – ale również nie może to być inna osoba niż osoba do tego upoważniona co powoduje, że składać nie można sprawozdania za pośrednictwem:

  • Pełnomocnika wspólnika, członka zarządu, syndyka lub likwidatora,
  • Prokurenta podmiotu.

e-Podpisanie sprawozdania finansowego

Czynnością występująca wcześniej, przed wysłaniem sprawozdanie jest jego przygotowanie i podpisanie przez osoby odpowiedzialne za ten dokument (dokonuje się tego z chwilą jego sporządzenia, a przed rozpoczęciem procedury zatwierdzenia). W tym przypadku sprawozdanie również należy przygotowywać elektronicznie - opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym osób:

  • której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i
  • kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

Sprawozdanie finansowe w tym zakresie musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem kwalifikowanym lub podpisem osobistym.

Złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości. Nie jest dopuszczalne upoważnienie jednego lub kilku członków zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym jak również występowanie w tym zakresie przez pełnomocnika czy prokurenta.

więcej o e-Podpisywanie sprawozdania i wysyłki JPK_SF »
więcej o podpisywaniu sprawozdań i nr PESEL »

e-Sprawozdania Finansowe i informacje o tym do urzędu skarbowego

Począwszy od 2020 r. nie ma obowiązku przesyłania JPK_SF do urzędów skarbowych. Sprawozdania dostarczane w pliku JPK_SF nie będą osobno wysyłane do Urzędu Skarbowego. Trafią one do Szefa KAS za pośrednictwem KRS – za jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sąd przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych. W przypadku jednostek niepodlegających wpisowi do KRS, JPK_SF należy wysłać do Szefa KAS, stamtąd informacje mogą być przekazywane do poszczególnych organów skarbowych.

Wysyłka odbywać może się za pośrednictwem dedykowanej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe Ministerstwa Finansów, bądź z własnych systemów wysyłki. Aplikacją do wysyłki do KAS nie można natomiast wysyłać sprawozdań do KRS.

Jednostki, które są podatnikami CIT, sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, od 2020 r. dokonują wysyłki sprawozdań nie do urzędów skarbowych tak, jak to miało miejsce do tej pory, lecz do Szefa KAS.

Sprawozdania finansowe za okres sprzed 1.10.2018 r.

Obowiązek sporządzania sprawozdań w postaci elektronicznej, z zachowaniem ściśle określonej struktury logicznej oraz w ściśle określonym formacie wszedł w życie 1 października 2018 r. i dotyczy on:

  • okresów obrachunkowych, które zakończyły się przed 1 października 2018 r., a za które nie zostały jeszcze sporządzone sprawozdania finansowe;
  • okresów obrachunkowych, które rozpoczęły się przed 1 października 2018 r., a które zakończą się po tej dacie;
  • jak też przyszłych okresów obrachunkowych.

Tym samym decydujące znaczenie ma wyłącznie data sporządzania sprawozdania finansowego. Jeśli zatem jednostka:

  • zakończy okres obrachunkowy przed 1.10.2018, a sprawozdanie przygotuje w tym dniu lub później – musi stosować JPK_SF (nowe struktury logiczne),
  • zakończy okres obrachunkowy przed 1.10.2018 r., przygotuje przed tą datą sprawozdanie i zatwierdzi je, lecz wyśle 1.10.2018 lub później – to może korzystać z dotychczasowych przepisów,
  • sporządzi sprawozdanie przez 1.10.2018 a zatwierdzi je lub wyśle 1.10.2018 r. lub później – może korzystać z dotychczasowych przepisów (wysyłka skanu - PDF).

Biorąc to pod uwagę, jednostki zobowiązane do składania sprawozdań finansowych wraz z innymi wymaganymi dokumentami powinny kierować się wytycznymi Ministerstwa Sprawiedliwości, jako odpowiedzialnego za organizację techniczną  przyjmowania ww. dokumentów do właściwego rejestru sądowego.

MSR i MSSF a JPK_SF

Ministerstwo Finansów nie będzie publikowało struktur logicznych sprawozdań finansowych dla jednostek przygotowujących je zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości. Jednostki samodzielnie decydują o formie wysyłki np. składają do RDF elektronicznie podpisany skan PDF.

 FAQ - odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania e-Sprawozdania »

Czytnik e-sprawozdań finansowych z plików XML eKRS - aplikacja fillUp

Jeżeli zastanawiasz się jak odczytać sprawozdanie finansowe w XML? To w module e-Sprawozdania finansowe apliakcji fillUp możesz odczytać dowolny plik w formacie XML e-sprawozdania, korzystając z funkcji importu i bezpłatnie je przeglądać w samym Programie. Klienci, którzy mają wykupiony abonament na modułu e-Sprawozdań, mogą także każdy odczytany plik XML np. pobrany z eKRS zapisać, wydrukować lub wysłać w formacie plików PDF. Program fillUp obsługuje import i odczyt danych plików zgodnych z schematem XML JPK_SF w wersji 1-0 oraz 1-2.

 więcej informacji w zakresie importu danych XML w dziale pomoc »
więcej informacji o apliakcji fillUp e-Sprawozdanie fiannsowe na fillup.pl »