e-Sprawozdania finansowe za 2018 w 2019 roku - wysyłka do e-KRS

Począwszy od 1.10.2018 r. dokumentację do KRS związaną z zamknięciem roku obrotowego jednostki dostarcza się w formie elektronicznej. Nadal dokumenty mogą być wstępnie przygotowywane papierowo, natomiast sama wysyłka i podpis musi odbywać się:

  • w ściśle określonej formie – wyłącznie elektronicznie,
  • z użyciem podpisów elektronicznych – e-podpisu (podpisu kwalifikowanego) lub profilu zaufanego ePUAP (podpisu zaufanego),
  • W przypadku sprawozdania jednostek wpisanych do KRS do rejestru przedsiębiorców, należy przygotować i podpisać dokument w formacie XSD (XML Schema Definition) - (JPK_SF); inny format niż ustandardyzowany (np. wysyłka załączników w PDF, wysyłka mailowa z treścią sprawozdań) nie będzie akceptowalna i oznaczać będzie niedopełnienie terminu przekazania do KRS.

Natomiast w stosunku do przekazywania dokumentów do Urzędów Skarbowych nastąpiło ułatwienie. W przypadku części podmiotów będą one przekazywane automatycznie z KRS (za pośrednictwem RDF -  Repozytorium Dokumentów Finansowych). Struktury logiczne wykorzystywane będą jedynie do sprawozdań przekazywanych do KAS przez podmioty niewpisane do KRS, które obowiązane są sporządzić sprawozdanie finansowe (prowadzą pełne księgi rachunkowe).

Obowiązek objął zarówno sprawozdania jednostkowej, jak i skonsolidowane sprawozdania finansowe grup jednostek. Nie wszystkie jednostki obowiązane są jednak do wysyłki sprawozdań i innych dokumentów elektronicznie i przy użyciu tego samego rodzaju form.

Rodzaje dokumentów i forma ich wysyłki. e-KRS i e-sprawozdania

  Jednostka wpisana do KRS w rejestrze przedsiębiorców Jest wpis w KRS – w innym rejestrze niż rejestr przedsiębiorców Brak wpisu w KRS ale jednostka prowadzi pełne księgi
Pełne księgi/podatnik CIT Pełne księgi / podatnik PIT
Sp z.o.o Spółka jawna, partnerska, komandytowa Np. fundacja bez działalności gospodarczej Np. osoba fizyczna, spółka cywilna
Sprawozdanie finansowe oraz skonsolidowane SF US Brak obowiązku/trafi przez RDF – JPK_SF* Do szefa KAS elektronicznie w formie struktury plików – do 30.04, nie wysyła się do US 45 ust. 5 PITU Brak obowiązku wysyłki (jedynie jeśli jest podatnikiem CIT – w formie papierowej) Do szefa KAS elektronicznie w formie struktury – do 30.04, nie wysyła się do US – 45 ust. 5 PITU
KRS JPK_SF* 45_1g RACHU Elektronicznie w dowolnej formie (strukturze), np. skan; z podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym (ePUAP) 45_1f RACHU Oświadczenie w ciągu 6 miesięcy o braku obowiązku 70A RACHU
Przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24  
Sprawozdanie z działalności US Brak obowiązku Bak obowiązku Wersja papierowa – 27_2 CIT – jeśli jest podatnikiem CIT Brak obowiązku składania
KRS Elektronicznie, dowolna forma, np. skan, z podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym (ePUAP) – 49_7 RACHU; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24
Sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej US Brak obowiązku
KRS Elektronicznie, dowolna forma, np. skan, z podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym (ePUAP) – 49_7 RACHU; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24
Odpis uchwały/ postanowienia o zatwierdzeniu SF US Wersja papierowa 27_2 CIT Brak obowiązku Wersja papierowa – 27_2 CIT – jeśli jest podatnikiem CIT; w innym przypadku – brak obowiązku  
KRS Elektronicznie, dowolna forma, np. skan, z podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym (ePUAP) – 49_7 RACHU lub przez s24 gdy brak PESEL – system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24
Odpis uchwały/ postanowienia o podziale zysku/pokryciu straty US Brak obowiązku
KRS Elektronicznie, dowolna forma, np. skan, z podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym (ePUAP) – 49_7 RACHU lub przez s24 gdy brak PESEL; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24
Sprawozdanie z badania podmiotu US Brak obowiązku Brak obowiązku Wersja papierowa – 27_2 CIT; w innym przypadku – brak obowiązku Brak obowiązku
KRS Elektronicznie, dowolna forma, np. skan, z podpisem kwalifikowanym lub podpisem zaufanym (ePUAP) – 49_7 RACHU; przez system Ministerstwa Sprawiedliwości lub jako wniosek o wpis przez S24

 

*struktura logiczna oraz format udostępniony w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP)

Struktury przygotowania sprawozdań finansowych opracowane są osobno dla:

Każda z tych jednostek posiada odrębną strukturę, do której dostosować musi przygotowanie sprawozdania. Innymi słowy, każdej z pozycji przygotowanego sprawozdania musi zostać przypisana pozycja w pliku XSD tak, by całość pozycji mogła zostać przekazana do KRS, a w konsekwencji do RDF ( Repozytorium Dokumentów Finansowych), KAS (Krajowej Administracji Skarbowej) i Urzędów Skarbowych weryfikujących sprawozdania.   

Kto może podpisać e-sprawozdania wysyłane do e-KRS? Podpisanie a złożenie e-sprawozdania

Istnieją dwie osobne czynności związane z rocznymi sprawozdaniami:

  • Podpisanie sprawozdania oraz
  • Złożenie dokumentów, w KRS, KAS, US – a wśród tych dokumentów – złożenie sprawozdania finansowego.

Nie są to czynności tożsame gdyż potrzebują innych zasad podpisania i reprezentacji.

Złożenie dokumentów następuje przez zgłoszenie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego do tego celu przez Ministra Sprawiedliwości, zaś zasady podpisywania zgłoszeń zostały określone w ustawie z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz wydanych na jej podstawie przepisach wykonawczych. Sprawozdanie finansowe w chwili składania go w postaci elektronicznej jest już podpisane przez odpowiednie osoby i – w zależności od sytuacji zatwierdzone lub niezatwierdzone (w obu wariantach jednak – podpisane).

Bez znaczenia w chwili składania są ustalone w jednostce zasady jej reprezentacji (np. wynikający z umowy wymóg, aby w imieniu spółki działali dwaj członkowie zarządu jednocześnie lub wszyscy jednocześnie albo wykluczający działanie części z nich).

W chwili składania sprawozdania finansowego, czynności dokonuje i poświadcza sprawozdanie podpisem kwalifikowanym albo podpisem zaufanym (ePUAP) co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator.

Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna (np. spółka komandytowa gdzie komplementariuszem jest spółka jawna albo sp. z o.o.), zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.

Do złożenia dokumentów finansowych wystarczyć będzie działanie wyłącznie jednej osoby – i to osoby fizycznej. Wyłącznie jednej – ale również nie może to być inna osoba niż osoba do tego upoważniona co powoduje, że składać nie można sprawozdania za pośrednictwem:

  • Pełnomocnika wspólnika, członka zarządu, syndyka lub likwidatora,
  • Prokurenta podmiotu.

e-Podpisanie sprawozdania finansowego

Czynnością występująca wcześniej, przed wysłaniem sprawozdanie jest jego przygotowanie i podpisanie przez osoby odpowiedzialne za ten dokument (dokonuje się tego z chwilą jego sporządzenia, a przed rozpoczęciem procedury zatwierdzenia). W tym przypadku sprawozdanie również należy przygotowywać elektronicznie - opatruje się je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym osób:

  • której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i
  • kierownika jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – przez wszystkich członków tego organu.

Sprawozdanie finansowe w tym zakresie musi być sporządzone w postaci elektronicznej oraz opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym (podpisem kwalifikowanym) lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (podpisem zaufanym). Co istotne, obie te formy wymagają uprzedniego nadania numeru PESEL osobie, która chce z nich korzystać:

  1. Podpis zaufany (e-podpis) bowiem to podpis elektroniczny, którego autentyczność i integralność są zapewniane przy użyciu pieczęci elektronicznej ministra właściwego do spraw informatyzacji, zawierający dane identyfikujące osobę, obejmujące: imię (imiona), nazwisko, numer PESEL. Zatem osoba nieposiadająca numeru PESEL nie będzie mogła skorzystać z tej formy podpisu elektronicznego.
  2. Wymogiem założenia profilu zaufanego (ePUAP) jest posiadanie polskiego numeru PESEL, który jest niezbędny do złożenia i potwierdzenia wniosku, lub posiadanie ważnego certyfikatu kwalifikowanego.

Złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości. Nie jest dopuszczalne upoważnienie jednego lub kilku członków zarządu do podpisania sprawozdania finansowego podpisem elektronicznym jak również występowanie w tym zakresie przez pełnomocnika czy prokurenta.

więcej o e-Podpisywanie sprawozdania i wysyłki JPK_SF
więcej o podpisywaniu sprawozdań i nr PESEL >

e-Sprawozdania Finansowe i informacje o tym do urzędu skarbowego

Sprawozdania dostarczone w pliku JPK_SF nie będą osobno wysyłane do Urzędu Skarbowego. Trafią one do niego za pośrednictwem KRS – za jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sąd przekaże złożone sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych, skąd ostatecznie trafią one do Szefa KAS i właściwych organów skarbowych.

Wysyłka odbywać może się za pośrednictwem dedykowanej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe Ministerstwa Finansów, bądź z własnych systemów wysyłki. Aplikacją do wysyłki do KAS nie można natomiast wysyłać sprawozdań do KRS.

Jednostki, które są podatnikami CIT, sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej i składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, nie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wypełnienie obowiązku może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych.

Sprawozdania finansowe za okres sprzed 1.10.2018 r.

Obowiązek sporządzania sprawozdań w postaci elektronicznej, z zachowaniem ściśle określonej struktury logicznej oraz w ściśle określonym formacie wszedł w życie 1 października 2018 r. i dotyczy on:

  • okresów obrachunkowych, które zakończyły się przed 1 października 2018 r., a za które nie zostały jeszcze sporządzone sprawozdania finansowe;
  • okresów obrachunkowych, które rozpoczęły się przed 1 października 2018 r., a które zakończą się po tej dacie;
  • jak też przyszłych okresów obrachunkowych.

Tym samym decydujące znaczenie ma wyłącznie data sporządzania sprawozdania finansowego. Jeśli zatem jednostka:

  • zakończy okres obrachunkowy przed 1.10.2018, a sprawozdanie przygotuje w tym dniu lub później – musi stosować JPK_SF (nowe struktury logiczne),
  • zakończy okres obrachunkowy przed 1.10.2018 r., przygotuje przed tą datą sprawozdanie i zatwierdzi je, lecz wyśle 1.10.2018 lub później – to może korzystać z dotychczasowych przepisów,
  • sporządzi sprawozdanie przez 1.10.2018 a zatwierdzi je lub wyśle 1.10.2018 r. lub później – może korzystać z dotychczasowych przepisów (wysyłka skanu - PDF).

Biorąc to pod uwagę, jednostki zobowiązane do składania sprawozdań finansowych wraz z innymi wymaganymi dokumentami powinny kierować się wytycznymi Ministerstwa Sprawiedliwości, jako odpowiedzialnego za organizację techniczną  przyjmowania ww. dokumentów do właściwego rejestru sądowego.

MSR i MSSF a JPK_SF

Ministerstwo Finansów nie będzie publikowało struktur logicznych sprawozdań finansowych dla jednostek przygotowujących je zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości. Jednostki samodzielnie decydują o formie wysyłki np. składają do RDF elektronicznie podpisany skan PDF.

 FAQ - odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania e-Sprawozdania >